Uredsko poslovanje

Aplikacijsko rješenje “Uredsko poslovanje” je Web orijentirano programsko rješenje temeljeno na Java tehnologiji i DB2 relacijskoj bazi podataka i Web aplikacijskom serveru (WebSphere Application Server ili WebSphere Portal, MQ Series, IBM Tivoli Access Manager for e-busines,  DB2 UDB, IBM Tivoli Storage Manager).

Rješenje omogućava:

  • zaprimanje predmeta – upis tekstualnih podataka o predmetu, dodjelu urudžbenog broja i distribuciju predmeta po organizacijskim jedinicama. Predmet je moguće preuzeti iz elektronske pošte.
  • skeniranje ulaznih dokumenta – skeniranje ulaznih dokumenata u neki od standardnih grafičkih formata (word dokument, običan tekst, slikovni zapis) i njihovo skladištenje u središnju relacijsku bazu podataka u vidu priloga.
  • zaduživanje referenata – raspodjelu poslova po referentima sa rokovima završetka posla
  • povezivanje predmeta – moguće je logički povezati više predmeta i njihovih priloga, a u slučaju greške pri zaprimanju predmeta i spojiti dva ili više predmeta u jedan
  • zaprimanje i obradu predmeta – obrada predmeta od strane referenta obavlja se lokalno, na osobnom računalu, koristeći neki od standardnih office alata (MS Word, Excel, Power Point itd).
  • kontrolu i nadzor obrade predmeta – na razini organizacijske jedinice i poduzeća u cijelini moguće je pratiti predmet (u kojoj organizacijskoj jedinici se predmet nalazi, koji referent obrađuje taj predemet, trenutno stanje obrade)
  • otpremu predmeta – po završetku obrade predmeta, provodi se postupak otpreme i arhiviranja predmeta.
  • brojčani pokazatelji – formiranje izvješća u vidu brojčanih pokazatelja za određeno vremensko razdoblje na razini poduzeća, organizacijske jedinice, referenata, po vrstama predmeta i načinu obrade i okončanja postupka.
  • prenumeracija predmeta – prenumeriranje predmeta na kraju godine za predmete koji nisu završeni

Obzirom da je rješenje pisano u Java tehnologiji isto je nezavisno od platforme odnosno operacijskom sustavu na kojoj se aplikacija izvodi (UNIX/AIX, LINUX, WINDOWS,  z/OS).

Za relacijsku bazu podataka koristi se IBM DB2 UDB database koja je raspoloživa na svim navedenim platformama.

Mogućnost korištenja ove aplikacije nije ograničena na lokalno okruženje već se može koristiti i pomoću Interneta, uz dodatne mjere zaštite.

Shematski prikaz aplikacijskog rješenja 

  • Predmeti se zaprimaju u pisarnici, odnosno kod voditelja urudžbenog zapisnika. Tijekom zaprimanja radnik u pisarnici pomoću Web Browsera upisuje osnovne podatke o predmetu (podaci o pošiljatelju, predmetu i broju pod kojim taj predmet vodi pošiljatelj, kratak opis predmeta, stupanj tajnosti, način dostave itd.) i kojoj se organizacijskoj jedinici predmet ustupa na daljnje postupanje. Tijekom zaprimanja automatski se određuje urudžbeni broj, a sam predmet skladišti se u središnjoj relacijskoj bazi podataka. Istog trenutka kada je predmet evidentirian u središnjoj bazi, isti je raspoloživ organizacijskim jedinicama za daljnje postupanje i nalazi se u njihovim pretincima pristigle pošte.
  • Dokumenti iz predmeta proslijeđuju se osobi zaduženoj za skeniranje dokumenta.
  • Nakon obavljenog skeniranja dokumenata isti se prebacuju u središnju bazu predmeta na način da se povežu s urudžbenim brojem pod kojim se ti svi dokumenti vode u vidu priloga. Posao se obavlja tako da radnik pomoću Web Browsera otvori popis predmeta za koje nije izvršeno skeniranje dokumenata. Jednostavnim povezivanjem skeniranih dokumenta i predmeta bez dodatnog upisa podataka, povezuje se urudžbeni broj i skenirani dokumenti.
  • Predmeti zaduženi od strane voditelja urudžbenog zapisnika nalaze se u pretincu novopristigle pošte organizacijske jedinice. Ovlaštena osoba pomoću Web Browsera pregledava pristiglu poštu i zadužuje svoje referente pojedinim predmetom i određuje rok završetka.
  • Referent u svom pretincu – nova zaduženja, pomoću Web Browsera otvara predmet i započinje rad na istom. Obradu predmeta referent obavlja lokalno na svom računalu koristeći neke od office alata (MS Word, Excel, Power Point itd).
  • Po završetku obrade, lokalno izrađen dokument prebacuje se u središnju bazu predmeta u izvornom obliku povezujući ga sa urudžbenim brojem.
  • Ovlašteni djelatnik u organizacijskoj jedinici odobrava otpremu predmeta elektronski pomoću Web Browsera, a samu otpremu uz formiranje otpremne knjige obavlja pisarnica.

SV Group njeguje dugoročan, stabilan poslovni odnos sa svojim korisnicima,
partnerima te cjelokupnom društvenom zajednicom.

kontakt