ECM omogućuje brz i siguran pristup svim sadržajima tvrtke, neovisno o fizičkoj lokaciji korisnika i dokumenata, gdje sadržaj postaje pokretač informatički podržanih procesa.Udaljena, strukturirana i standardizirana razmjena dokumentacije, te kvalitetno upravljanje zadacima i prioritetima rezultira bržom isporukom proizvoda klijentu uz smanjenje operativnih rizika i troškova. Ovakav način upravljanja sadržajem osigurava tvrtci izravnu kompetitivnu prednost.

ECM rješenje obuhvaća strateški pristup u upravljanju korporativnim sadržajem i skup informatičkih alata dizajniranih tako da tvtkama pruži kompetitivnu prednost u donošenju poslovnih odluka. Modernu platformu za upravljanje nestrukturiranim korporativnim sadržajem čini 5 osnovnih komponenti:

1. Digitalizacija/Obuhvat (Imaging and Capture). Digitalizacija odnosno obuhvat je pretvaranje papirnatih dokumenata u digitalni oblik pogodan za organizaciju i čuvanje u repozitoriju.
2. Upravljanje dokumentima (Document Management). Upravljanje dokumentima obuhvaća uspostavljanje centralnog repozitorija za pohranu i upravljanje svim vrstama nestrukturiranog sadržaja kao što su npr. skenirani papirnati dokumenti, MS Office dokumenti, elektronička pošta, PDF, HTML, eForme.
3. Upravljanje poslovnim procesima (Business Process Management).  Upravljanje poslovnim procesima obuhvaća IT podršku za implementaciju toka poslovnih aktivnosti uz automatizirano korištenje centralnog repozitorija dokumenata.
4. Upravljanje zapisima (Record management). Upravljanje zapisima obuhvaća politiku arhiviranja i automatizaciju politika čuvanja dokumenata sukladno zakonskim propisima.
5. Upravljanje suradnjom i komunikacijom (Collaboration Management). Upravljanje suradnjom i komunikacijom obuhvaća razmjenu dokumenata i informacija unutar timova obuhvaćenih srodnim poslovnim procesima te paralelni rad na kreiranju dokumenata od strane dislociranih članova tima.

ECM pomaže, ne samo u automatizaciji poslovanja, nego, što je još važnije i u unapređenju poslovanja. Omogućuje učinkovito i profitabilno upravljanje poslovnim procesima temeljenim na dokumentima u digitalnom obliku. ECM sprema sadržaje/dokumente na siguran način, pristupa sadržaju brzo i na isti način  bez obzira na kojoj se lokaciji nalazi korisnik, te omogućuje da sadržaj bude pokretač informatički podržanih procesa.

ECM omogućuje rješavanje izazova u radu s velikim volumenom papirnatih dokumenata i datoteka:

• Upravljanje samim volumenom i raznolikošću datoteka/sadržaja
• Smanjenje neučinkovitosti i troškova. Papirnate dokumente je teško pretraživati, locirati, pronaći, dijeliti i upravljati njima u tijeku rada. Papirnati dokumenti se mogu procesirati samo slijedno, jedan po jedan.
• Pristup sadržaju je pokretačka snaga organizacije i poslovnih procesa. Upravljanje poslovnim informacijama putem papirologije ne pruža cjeloviti pogled na podatke o klijentima i njihovim poslovnim transakcijama.
• Usklađenost sa standardima sa učinkovitom kontrolom i nadzorom aktivnosti  teško se provodi u okruženju koje se bazira na papirologiji
• Služba za klijente/korisnike mora imati brzi pristup nestrukturiranim informacijama o klijentu kako bi mogli brzo dati odgovor i riješiti slučaj jednim pozivom.