Rješenja
Upravljanje korporativnim sadržajem (ECM)
ECM omogućuje brz i siguran pristup svim sadržajima tvrtke, neovisno o fizičkoj lokaciji korisnika i dokumenata, gdje sadržaj postaje pokretač informatički podržanih procesa.Udaljena, strukturirana i standardizirana razmjena dokumentacije, te kvalitetno upravljanje zadacima i prioritetima rezultira bržom isporukom proizvoda klijentu uz smanjenje operativnih rizika i troškova. Ovakav način upravljanja sadržajem osigurava tvrtci izravnu kompetitivnu prednost.
ECM rješenje obuhvaća strateški pristup u upravljanju korporativnim sadržajem i skup informatičkih alata dizajniranih tako da tvtkama pruži kompetitivnu prednost u donošenju poslovnih odluka. Modernu platformu za upravljanje nestrukturiranim korporativnim sadržajem čini 5 osnovnih komponenti:
- Digitalizacija/Obuhvat (Imaging and Capture). Digitalizacija odnosno obuhvat je pretvaranje papirnatih dokumenata u digitalni oblik pogodan za organizaciju i čuvanje u repozitoriju.
- Upravljanje dokumentima (Document Management). Upravljanje dokumentima obuhvaća uspostavljanje centralnog repozitorija za pohranu i upravljanje svim vrstama nestrukturiranog sadržaja kao što su npr. skenirani papirnati dokumenti, MS Office dokumenti, elektronička pošta, PDF, HTML, eForme.
- Upravljanje poslovnim procesima (Business Process Management). Upravljanje poslovnim procesima obuhvaća IT podršku za implementaciju toka poslovnih aktivnosti uz automatizirano korištenje centralnog repozitorija dokumenata.
- Upravljanje zapisima (Record management). Upravljanje zapisima obuhvaća politiku arhiviranja i automatizaciju politika čuvanja dokumenata sukladno zakonskim propisima.
- Upravljanje suradnjom i komunikacijom (Collaboration Management). Upravljanje suradnjom i komunikacijom obuhvaća razmjenu dokumenata i informacija unutar timova obuhvaćenih srodnim poslovnim procesima te paralelni rad na kreiranju dokumenata od strane dislociranih članova tima.
ECM pomaže, ne samo u automatizaciji poslovanja, nego, što je još važnije i u unapređenju poslovanja. Omogućuje učinkovito i profitabilno upravljanje poslovnim procesima temeljenim na dokumentima u digitalnom obliku. ECM sprema sadržaje/dokumente na siguran način, pristupa sadržaju brzo i na isti način bez obzira na kojoj se lokaciji nalazi korisnik, te omogućuje da sadržaj bude pokretač informatički podržanih procesa.
ECM omogućuje rješavanje izazova u radu s velikim volumenom papirnatih dokumenata i datoteka:
- Upravljanje samim volumenom i raznolikošću datoteka/sadržaja
- Smanjenje neučinkovitosti i troškova. Papirnate dokumente je teško pretraživati, locirati, pronaći, dijeliti i upravljati njima u tijeku rada. Papirnati dokumenti se mogu procesirati samo slijedno, jedan po jedan.
- Pristup sadržaju je pokretačka snaga organizacije i poslovnih procesa. Upravljanje poslovnim informacijama putem papirologije ne pruža cjeloviti pogled na podatke o klijentima i njihovim poslovnim transakcijama.
- Usklađenost sa standardima sa učinkovitom kontrolom i nadzorom aktivnosti teško se provodi u okruženju koje se bazira na papirologiji
- Služba za klijente/korisnike mora imati brzi pristup nestrukturiranim informacijama o klijentu kako bi mogli brzo dati odgovor i riješiti slučaj jednim pozivom.