Projekt je vremenski ograničeni pothvat poduzet radi stvaranja jedinstvenog proizvoda, usluge ili rezultata.

Zašto projekti propadaju?

Zato jer se projektom ne upravlja. U upravljanju projektima primjenjujemo standardnu SV Group metodologiju vođenja projekata koja se temelji na višegodišnjem iskustvu u vođenju i realizaciji složenih  IT i organizacijskih projekata, te standardima definiranim od strane Project Management Institute (PMI), opisanim u A Guide to the Project Management Body of Knowledge.

Upravljanje projektima

Projekti ne završavaju u ugovorenim rokovima, ne isporučuju ugovorene funkcionalnosti i izlaze izvan ugovorenog budžeta zato jer se projektom ne upravlja ili se ne primjenjuju standardni procesi upravljanja. 

Zašto projekti propadaju?

• Loša komunikacija (28%)
• Nedovoljno planiranje resursa (18%)
• Nerealni vremenski raspored (13,2%)
• Loši zahtjevi projekta (9,8%)
• Nedostatak podrške zainteresiranih strana (6,7%)

Izvor podataka: PM Network  vol 21 / 2007 ( glasilo PMI)

Standard upravljanja projektom svrstava sve procese u pet grupa procesa:

• Inicijacije: definira i autorizira projekt.
• Planiranja: definira i podržava ciljeve, planira ativnosti potrebne za postizanje ciljeva i opsega zbog kojih je projekt pokrenut.
• Izvršenja: integrira ljude i resurse za provedbu plana upravljanja projektom.
• Nadzora i kontrole: mjeri i nadgleda napredak izvršenja, s ciljem utvrđivanja razlika u odnosu na plan upravljanja projektom, kako bi se poduzele korektivne akcije, ako su potrebne, da bi se postigli ciljevi projekta.
• Zatvaranja: formalizira prihvaćanje rezultata projekta i dovodi projekt do očekivanog završetka.

Upravljanje projektima uključuje identificiranje projektnih zahtjeva, očekivanja zainteresiranih strana, te balansiranje projektnih ograničenja vezanih uz opseg, kvalitetu, terminski plan, budžet, resurse i rizike.

Zbog te jedinstvenosti  projekt se progresivno razrađuje, plan projekta se neprekidno poboljšava i detaljizira kroz niz iteracija, a sve temeljem prikupljenih informacija koje tijekom realizacije projekta, postaju sve detaljnije, a procjene sve preciznije.

Svaki projekt mora imati jasno definiran početak i kraj. Projekt je gotov kad se obostrano konstatira, Investitior (ili u ime investitora, nadzorno tijelo) i Isporučitelj, da su ciljevi projekta ostvareni ili da oni nisu ili se ne mogu postići. Projekt realizira projektni tim koji ima ograničeno vrijeme trajanja, koji se po završetku projekta raspušta.

Upravljanje projektima je primjena znanja, vještina, alata i tehnika u projektne aktivnosti kako bi se zadovoljili projektni zahtjevi.

U upravljanju projektima primjenjujemo standardnu SV Group metodologiju vođenja projekata koja se temelji na:

• Višegodišnjem iskustvu u vođenju i realizaciji složenih  IT i organizacijskih projekata na razini države, velikih banaka, te
• Standardima definiranim od strane Project Management Institute (PMI), opisanim u A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide).

PMBOK je katalog procesa i znanja prihvaćenih kao najbolja praksa na području upravljanja projektima. PMBOK je međunarodno prihvaćeni standard (ANSI/PMI 99-001-2008, IEEE Std 1490-2003).

Vođenje projekta uobličeno je u standardni proces koji je primjenjiv na sve vrste i veličine projekata. Pored višegodišnjeg iskustva u realizaciji složenih IT projekata, od kojih su neki i međunarodno  financirani od strane EU, posjedujemo i certifikat  za vođenje projekata – Project Management Professional (PMP) izdan od PMI.

Pošto je svaki projekt poseban, a istovremeno i zajednički projekt obiju strana (Investitora i Isporučitelja), spremni smo standardnu SV Group metodologiju vođenja projekata prilagoditi specifičnim zahtjevima svakog projekta.

Posljedice izostanka primjene upravljanja projektima: 

• 20% projekata propadne u startu
• 50% projekata premaši planirani proračun
• 70% projekata ne ispuni postavljene ciljeve (rokovi, troškovi, kvaliteta)
• Samo 30% projekata ima uspješan završetak

Upravljati projektom znači: 

• Uspostaviti projektnu organizaciju
• Definirati organizaciju projekta
• Definirati strukturu projektnog tima
• Definirati uloge, zadatke  i odgovornosti
• Definirati strukturu posla (WBS – work brakedown structure)
• Definirati ostvarivi terminski plan projekta s kontrolnim točkama i faznim isporukama
• Identificirati, kvantificirati, planirati, nadzirati, upravljati rizicima, vremenom, troškovima, opsegom, resursima, promjena
• Sustavno, kontinuirano, dokumentirano izvještavati o napredovanju projekta u odnosu na plan projekta
• Rješavati odstupanja od plana projekta
• Voditi proces upravljanja promjenama na projektu
• Uspostaviti učinkoviti i prevovremeni sustav komuniciranja na projektu.

Isporuke 

• Povelja projekta
• Opseg projekta
• Plan upravljanja projektom
• Kontinuirano izvještavanje o napretku projekta
• Primopredajni zapisnik. 

Upravljanje promjenama 

Svaka promjena na projektu, posebno u opsegu posla, može utjecati na planirane rokove izvršenja, planirane troškove i planiranu kvalitetu traženog proizvoda ili usluge. U autoriziranom Zahtjevu za promjenom opisuje se promjena, razlog promjene, te utjecaj promjene na opseg posla. Tijelo koje odlučuje o promjenama može, nakon proučavanja Zahtjeva za promjenom, isti prihvatiti ili odbaciti.

Uspješnom vođenju projekata značajno doprinose jednoznačno definirani zahtjevi,  usuglašena očekivanja zainteresiranih strana, projektni planovi, realan budžet i rokovi, iskustvo voditelja projekta, te učinkovita komunikacija. Za uspjeh projekta kritično je imati definirane procese i metodologiju.